8 segnali che rivelano che i tuoi dati sono fuori controllo

Sai a quale mi riferisco, quell’e-mail che hai ricevuto la scorsa settimana da quel fornitore che ti chiedeva qualcosa sulla disponibilità della pelle. Qual era il nome del tuo contatto in quell’area? Mary? Marie? È meglio fare una ricerca… macché, niente. Ok, proviamo a scorrere tra le centinaia di e-mail della scorsa settimana. Era mercoledì scorso? Apri la posta elettronica e hai la sensazione di camminare in una palude? C’è un grande ed inequivocabile segnale che indica che le informazioni stanno diventando difficili da gestire: è quando aprendo la posta in arrivo hai la sensazione di sprofondare in una torbida palude. È il segno che è arrivato il momento di cambiare.

Aspetta un attimo… lavorare nella moda non doveva essere divertente e creativo? Ma a questo punto potresti aggiungere al tuo curriculum “Esperto di copia/incolla”. Il problema con l’inserimento manuale dei dati è che oltre ad essere ripetitivo, richiede anche tanta concentrazione… oppure quella piccola svista nel copia/incolla causerà grossi problemi quando il team di sourcing realizzerà che hai richiesto un tessuto blu ceruleo invece che indaco. Ops…

Di solito Mark riempie compila quei moduli d’ordine con degli strani codici, ma questa settimana non c’è… Forse puoi chiedere al suo assistente. Oh, oh, Mark non gli hai mai fatto vedere come fa? Se le informazioni sono così inaccessibili perché si trovano solo nella testa o negli appunti scarabocchiati in un cassetto della scrivania del tuo collega invece che in un sistema centrale, hai la ricetta perfetta per lavori incompleti, ritardi ed errori!

Sei assalito da incubi in cui sciami di piccoli quadratini verdi volano verso di te o in cui ti perdi in un labirinto di colonne e righe? Ok, forse non è proprio così, ma è comune per aziende come la tua finire per ritrovarsi con centinaia di fogli di lavoro diversi per ogni stagione, spesso con più stagioni in sviluppo nello stesso momento. Qual è il più aggiornato? Dove si trova quello con le informazioni più recenti sui costi? Se vivi in un inferno di fogli di lavoro, sai perfettamente cosa significa ricercare l’informazione giusta tra centinaia di fogli, sperando che nessun altro l’abbia aggiornata nel frattempo.

Sei seduto alla tua scrivania e stai pensando quanto sarebbe più pratico avere subito i dati sui costi di spedizione dal team della logistica, visto che quel report sui costi doveva essere consegnato ieri e che continuano ad arrivarti frenetiche email a riguardo. Peccato che tutti i loro dati si trovino nel loro sistema offline… quindi si suppone che dovrai aspettare finché qualcuno avrà il tempo di controllarli e inviarteli. Quando le informazioni sono disseminate ovunque all’interno di silos diversi, online e offline, è facile finire in un collo di bottiglia da cui non si riesce a uscire. Che frustrazione!

Meeting per stabilire quale sia il foglio di lavoro più aggiornato… meeting per riferire di questo meeting a chi non era presente al grande meeting… se c’è una cosa che la maggior parte delle persone vuole evitare a tutti i costi è… un ulteriore meeting  ! Ma quando nessuno sa con certezza se si è alla versione 6 o alla versione 7  e quando ognuno ha la propria versione della verità conservata nella propria cartella documenti con la certezza che si tratti della versione più recente, l’esigenza di ulteriori riunioni è inevitabile. Un calendario fitto di riunioni è un chiaro segno che stai perdendo la battaglia contro il mostro dei dati.

Se torni a casa dal lavoro stanco, stressato e sopraffatto, la causa potrebbe essere il sovraccarico di dati. Passi le giornate setacciando fogli di lavoro e email alla ricerca di quella piccola informazione preziosa di cui hai bisogno e assillando i colleghi per gli ultimi dettagli aggiornati… pur sapendo che, come te, anche loro stanno lavorando sodo. Non c’è da stupirsi che tu sia stanco! Assumere il controllo dei dati potrebbe essere la cosa migliore da fare per il tuo benessere sul posto di lavoro.

Quel tizio del sourcing! Non manda mai per tempo i dettagli che gli chiedi! È probabile che tu non sia il solo ad avere problemi di comunicazione con i colleghi… e che loro abbiano lo stesso problema con te. Sai che si stanno impegnando al massimo , ma andare a caccia di informazioni ed essere in ritardo sugli obiettivi prima o poi finirà col causarti dei problemi. Ti conforta sapere che tu e i tuoi colleghi siete sulla stessa barca e che cercate di remare insieme con la speranza che non affondi!